Digitale Pflege technischer Dokumentation
Projekt mit Gebr. Becker GmbH


Das gesamte Produktportfolio der Gebr. Becker GmbH aus Wuppertal muss normgerecht dokumentiert werden. Das wird derzeit noch manuell in einem arbeitsintensiven Prozess gemacht. Die Firma ist ein internationaler Hersteller auf dem Gebiet der Vakuum- und Drucklufttechnologie. Das Ziel des Projektes ist es, digitale Alternativen zur bisherigen Vorgehensweise zu entwickeln.

Die Herausforderung

Es ist wichtig und vorgeschrieben, das Produktportfolio normgerecht technisch zu dokumentieren. Darin werden alle Informationen und Dokumente zusammengefasst, die ein Produkt beschreiben und erklären, wie es funktioniert und verwendet wird. Diese externe Dokumentation muss dazu geeignet sein, mögliche Risiken für die Nutzer:innen deutlich zu machen und den sicheren Umgang mit dem Produkt zu erläutern. Darüber hinaus führt die Rechtsprechung des Produkthaftungsgesetzes bei fehlerhaften technischen Dokumentationen immer häufiger zu Regressforderungen der Kund:innen. Firmen mit entsprechend vielen und verschiedenen Produkten stehen oft vor dem Problem, dass es zu fehleranfällig und aufwändig ist, die technische Dokumentation analog zu erstellen.

Wenn eine solche Dokumentation erstellt und angepasst wird, passiert das oft abteilungsübergreifend. Alle Beteiligten müssen sich miteinander absprechen. Um die Fehleranfälligkeit und den zeitlichen Aufwand zu reduzieren, haben wir ein Konzept mit dem Unternehmen entwickelt, das den gesamten Dokumentationsprozess betrachtet und diesen Vorgang automatisiert. Mehrheitlich liegen die einzelnen technischen Dokumentationen der Produktvarianten bereits in diversen Datenbanken vor.

Die Lösung

Wir haben gemeinsam mit dem Unternehmen ein Konzept erstellt, um die Daten mit einer Software aus verschiedenen Quellen zusammen zu führen. Im Anschluss wird eine Software entwickelt, die beim Unternehmen eingesetzt wird. Die Software begleitet die organisatorischen Abläufe, wenn Dokumentationen erstellt oder geändert werden sollen. Alle dazu gehörenden Daten sind bereits im ERP-System vorhanden und können mit Textbausteinen automatisiert zu einer vollständigen technischen Produktdokumentation zusammengeführt werden. Durch die Trennung von Form und Inhalt des Dokuments werden globale Änderungen aller Dokumente möglich.

Die Vorgehensweise

Zunächst sprechen wir mit den beteiligten Beschäftigten, um ihre genauen Abläufe bei der analogen technischen Dokumentation kennen zu lernen. Daraus werden Anforderungen an das Konzept abgeleitet. Im Folgenden werden digitale Alternativen erarbeitet, die ein automatisiertes Vorgehen ermöglichen. Dafür müssen Anforderungen an die Qualität und Verfügbarkeit der Quelldaten definiert werden. Die Erstellung eines Prototyps bildet den Abschluss, der die Grundfunktionen des Konzeptes abbildet und erste Rückschlüsse auf die Erfüllung der Anforderungen liefert.